01.19
PEMBUKUAN SEDERHANA
Ketika memulai suatu usaha, orang sering lupa menyiapkan pembukuan
alias laporan, meski sederhana. Padahal, fungsi pembukuan ini sangat vital bagi
kelangsungan bisnis.
Hendra tengah kebingungan. Usahanya membuka gerai pakaian anak-anak di sebuah
pusat perbelanjaan baru berjalan selama enam bulan. Tapi, dia merasa seperti
sudah kehabisan napas. Modal awalnya sudah nyaris terkuras habis. Padahal,
gerai kecilnya sudah mulai ramai disambangi pembeli sejak bulan keempat. Jadi,
dia mestinya sudah memperoleh pendapatan lumayan dari usahanya tersebut. “Tapi,
bukannya untung, modal saya kok malah makin habis ya?” keluhnya terheran-heran.
Usut punya usut, Hendra hanya sambil lalu saja mencatat transaksi usaha yang
dia lakoni selama enam bulan ini. “Pokoknya, barang dari pemasok dibayar beres,
pembeli juga bayar tunai. Harusnya kan masih ada untung,” kisahnya. Akhirnya
dia tidak tahu persis ke mana perginya uangnya. Di luar itu, ia tidak
memisahkan belanja tokonya dengan belanja rumah tangganya. Istri yang sering
membantunya di toko sering mengambil uang hasil dagangan untuk belanja
keperluan rumah tangga. Tentu saja, tanpa dicatat.
Jika Hendra punya catatan aliran kas yang tertib, kejadian menyedihkan seperti
itu tentu tidak perlu terjadi. Sebab, pembukuan berguna untuk mengetahui dan
mengatur pemasukan serta biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan. “Itulah
fungsi pembukuan yang pertama; sebagai alat kontrol,” ujar Risza Bambang,
Direktur Shildt Consulting.
Vital untuk Pajak dan Permodalan
Lain lagi pengalaman Anita yang sudah satu tahun membuka usaha warung makan.
Tidak seperti Hendra, Anita sudah memiliki catatan sederhana tentang aliran kas
usahanya. Jadi, dia tahu persis perkembangan usahanya. Kini warungnya sudah
cukup dikenal orang dan Anita pun ingin melebarkan sayapnya dengan membuka cabang
baru. Kesimpulannya, manfaat lain dari pembukuan yang tertib adalah dalam hal
pengambilan keputusan. Dengan melihat data-data keuangan, seorang pengusaha
bisa menilai bahwa usahanya tengah berkembang dan memerlukan ekspansi,
seperti yang dilakukan anita. Tapi, bisa juga sebaliknya, usaha tersebut
sudah tidak bisa dipertahankan lagi dan lebih baik ditutup agar tidak
menyebabkan kerugian lebih parah. “Tanpa data dan informasi yang komprehensip,
keputusan yang dibuat bisa jadi tidak menjadi keputusan yang tepat. Laporan
keuangan kan salah satu informasi juga,” tutur Risza panjang lebar.
Nah, kembali ke pengalaman Anita. Rupanya, rencana pengembangan bisnis membawa
Anita berurusan dengan pihak perpajakan. Anita—yang selama ini tidak membayarkan
pajak dari hasil usahanya—menjadi kelabakan. Pasalnya, ia tidak tahu-menahu
urusan pajak.
Pada prinsipya, Anita tidak keberatan membayar pajak. Namun, bukan kepalang
kagetnya Anita melihat hasil hitungan petugas pajak berdasarkan pembukuan
sederhana yang dibuatnya selama ini. Sebab, pajak yang harus dia bayarkan jauh
lebih besar dari porsi laba yang dia dapatkan dari usahanya. Tak urung, Anita
pun jadi pusing tujuh keliling seperti halnya Hendra.
Sejatinya, duduk perkaranya sederhana saja. Anita tidak bisa menunjukkan bukti
dari pegeluaran-pengeluaran yang ada dalam pembukuannya. Karena petugas pajak
tidak mengakui pengeluaran tanpa bukti, semuanya masih dihitung sebagai
keuntungan. Alhasil, total jenderal pajak yang harus dibayarkan Anita pun jadi
lebih besar dari yang seharusnya.
Dari kisah Anita, jelas kini, fungsi pembukuan yang berikutnya berkaitan erat
dengan urusan perpajakan. Tanpa pembukuan, penghitungan pajak akan susah
dilakukan. Salah-salah si wajib pajak malah jadi membayar pajak lebih besar.
Laporan keuangan pun harus dilakukan secara benar. Selain memudahkan petugas
pajak, pembukuan yang baik juga menghindarkan si wajib pajak dari potensi
kerugian seperti dialami Anita. “Sebab, memang ada cara-cara legal untuk
meminimalkan pajak,” ujar M. Andoko, Praktisi Perencana Keuangan dan
Perpajakan.
Ada lagi manfaat penting dari pembukuan, yaitu ketika perusahaan harus
berhubungan dengan pihak ketiga. Biasanya menyangkut permodalan perusahaan.
Misalnya saja, ketika perusahaan akan dijual kepada pihak ketiga. “Dari laporan
keuangan itu bisa diketahui berapa nilai perusahaan,” ujar Teddy Fardiansyah,
Presiden Direktur Capital Institute.
Laporan keuangan juga sangat diperlukan ketika mengajukan kredit kepada bank.
“Bank akan melihat apakah usaha ini termasuk bankable. Salah satunya ya dari laporan
keuangannya. Kalau tidak ada, bagaimana bank bisa menilai,” imbuh Sulad Sri
Hardanto, Presiden Direktur Money for Wealth.
Alhasil, dari empat manfaat pembukuan itu saja kita bisa menyimpulkan betapa
pentingnya pembukuan itu dalam menjalankan suatu usaha, sekecil apapun atau
sebesar apapun usaha tersebut. “Salah satu kiat bisnis bisa bertahan dalam
jangka waktu lama, long lasting, dia harus melakukan pembukuan. Walaupun sederhana sekali,”
tandas Risza.
Jurus Jitu Menyusun Pembukuan
·
Susunlah proyeksi aliran kas sebelum
memulai suatu usaha. Ini akan membantu Anda melihat prospek dari usaha
tersebut. Sebaiknya pula disiapkan cadangan modal lebih besar dari pada asumsi
modal yang dibutuhkan dalam proyeksi aliran kas tersebut. Ini untuk
mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga dalam perjalanan usaha Anda.
·
Jangan pernah melewatkan satu
transaksi pun untuk dicatat. Untuk itu, siapkan dua buku; buku pengeluaran dan
buku pemasukan.
·
Sekecil apa pun skala usaha Anda,
jangan pernah mencampur keuangan perusahaan dan keuangan keluarga. “Rekening
pun harus dipisah,” kata Sulad Sri Hardanto, Presdir Money for
Wealth
·
Sebisa mungkin setiap transaksi
harus ada bukti transaksinya, entah itu bon atau kwitansi. Dan, jangan sampai
hilang. Nantinya bukti-bukti transaksi ini bakal berguna dalam penghitungan
pajak. “Soalnya, petugas pajak tidak akan menganggap sah transaksi tanpa
bukti,” tutur Teddy Fardiansyah, Presiden Direktur Capital
Institute
·
Misalnya perusahaan Anda
mengeluarkan sejumlah dana untuk membeli barang-barang inventori, tapi Anda
tidak punya bukti transaksinya. Nah, petugas pajak tidak akan menghitung
transaksi ini. Artinya, tanpa pos pengeluaran ini pendapatan perusahaan Anda
jadi lebih besar. Berarti pula pajak yang harus Anda bayar juga lebih besar.
·
Bila perlu, untuk memudahkan
pencatatan transaksi bisa dibuat form-form khusus, misalnya untuk pengeluaran
rutin dibuat form warna kuning, pengeluaran sesekali form warna merah, dan
pemasukan form warna hijau. Lalu, buatlah penempatan file yang tertib dan
teratur untuk memudahkan Anda mencari arsipnya.
·
Jangan lupa pula menghitung
depresiasi atau biaya penyusutan dari aset-aset perusahaan, seperti bangunan,
mobil, furnitur, peralatan kantor, mesin produksi, dan seterusnya. Ini salah
satu cara yang legal untuk mengurangi pajak. Biar tidak merepotkan, biaya
penyusutan ini sebaiknya dihitung setahun sekali saja. Oh ya, jangan asal
membuat aturan main depresiasi sendiri. Aturan perpajakan sudah punya aturan
mainnya. Paling gampang, gunakan saja metode depresiasi garis lurus (straight
line method).
·
Jangan ragu atau malu untuk meminta
bantuan tenaga akuntan atau konsultan pajak bila memang merasa kurang mampu.
Soalnya, masalah akuntansi dan perpajakan memang cukup pelik. Lagi pula, saat
ini banyak konsultan independen yang bersedia membantu wirausaha kecil dan
menengah dengan biaya yang tidak kelewat mahal. Untuk keperluan pengisian SPT
sederhana antara Rp 200.000 – Rp 1 juta. Tapi, kalau untuk tax
planning, bisa
lebih mahal.
·
Bila menyewa tenaga profesional, seperti
akuntan dan konsultan pajak, sebaiknya Anda terlibat aktif. “Selain
pembukuannya beres, Anda juga bisa belajar, sehingga tambah pintar,” saran
Risza
Mari Mulai Mencatat
Setelah mengetahui pentingya pembukuan, tentu Anda harus mengerti bagaimana
melakukan pembukuan tersebut, setidaknya taraf yang sederhana. Intinya sih, 3M
singkatan dari Mari Mulai Mencatat. Jadi, apa pun pemasukan dan pengeluaran
perusahaan Anda, mulai sekarang harus dicatat. Itulah yang paling sederhana.
Konon, pebisnis sekelas Bob Sadino pun dulu melakukan cara ini pada masa awal
bisnisnya.
Nah, bila mau belajar lebih serius dari disiplin akuntansi, ada tiga hal yang
harus Anda pelajari. Paling tidak Anda punya cash-flow (aliran kas), profit and lost (rugi laba), serta neraca sederhana.
Mari kita pelajari satu per satu!
Arus Kas
Gampangnya, arus kas atau aliran kas adalah catatan harian mengenai pengeluaran
dan pemasukan keuangan dari usaha yang Anda jalankan. Pokoknya, setiap ada
pengeluaran dan pemasukan itu harus dicatat.
Catatan mengenai arus kas ini sangat penting. Pasalnya, catatan arus kas ini
merupakan bahan dasar untuk membuat laporan keuangan yang lain. Jadi, dari
catatan sederhana inilah suatu usaha bisa dianalisis. Sebaiknya, dibedakan buku
untuk pos pengeluaran dan pendapatan. Dari catatan harian ini Anda bisa membuat
rekapitulasi per bulan. Inilah yang disebut laporan arus kas (cash-flow).
Sebelum memulai usaha, anda juga bisa membuat proyeksi aliran kas ini, yaitu
perkiraan aliran kas berdasarkan asumsi-asumsi pengeluaran dan pemasukan dari
usaha yang hendak Anda tekuni. Proyeksi aliran kas ini berguna untuk mengetahui
berapa banyak modal yang harus Anda setor di awal dan Anda cadangkan selama
usaha Anda berjalan. Juga berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk bisa balik
modal.
Di luar itu, proyeksi aliran kas nantinya juga berguna ketika usaha sudah mulai
berjalan dengan benar.
Skenario:
Pada tanggal 14 Juli tahun lalu, Ibu Nita memutuskan memulai usaha dengan
membeli waralaba gerai makanan paket XXX. Berdasarkan proyeksi aliran kas
yang disodorkan pewaralaba, gerai makanan Ibu Nita diasumsikan bisa memperoleh
pendapatan sebear Rp 90.000.000 tiap bulan.
Artinya, dalam tempo enam bulan pendapatan Ibu Nita seharusnya mencapai Rp
540.000.000. Dengan begitu, modal ibu Nita bisa kembali dalam tempo sekitar 11
bulan. Untuk memulai usaha, Ibu Nita menggelontorkan sejumlah dana segar, Rp 140.000.000
dari koceknya sendiri, dan Rp 120.000.000 dia dapatkan dari berutang dari
keluarga. Kenyataannya, bisnis tak secerah proyeksinya. Omzetnya tidak mencapai
Rp 90 juta sebulan. Maka, catatan arus kas usaha Ibu Nita akan tampak seperti
pada tabel.
Laporan Rugi Laba
Berdasarkan catatan aliran kas tadi, Anda bisa membuat laporan rugi laba.
Intinya, laporan rugi laba ini berisi pendapatan dikurangi dengan biaya-biaya
sehingga diketahui apakah usaha tersebut mengalami untung atau malah rugi. Tapi
ingat, anda harus mengeluarkan faktor aset, modal, barang, dan utang dari
laporan keuangan ini.
Dalam menyusun laporan rugi laba, Anda sebaiknya memasukkan unsur depresiasi.
Caranya gampang. Untuk pembukuan sederhana kita bisa memakai metode garis lurus
(lihat
tip). Asumsi metode ini: kita
menganggap sebuah barang mempunyai masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya
adalah pembagian antara harga pembeliannya dengan masa pakainya. Katakanlah
peralatan Ibu Nita kita anggap bisa dipakai untuk jangka waktu tiga tahun. Maka
penyusutan per bulannya adalah: nilai peralatan dibagi dengan 36 bulan. Untuk
kendaraan kita asumsikan usianya lima tahun. Itu sebabnya, untuk penyusutan
kendaraan per bulan rumusnya nilai kendaraan dibagi 60 bulan.
Dari sini Anda bisa mengambil kesimpulan. Bila hasilnya ternyata rugi, Anda
bisa mengevaluasi peyebab kerugiannya. Selanjutnya, Anda bisa memutuskan apakah
penyebab kerugian tersebut bisa diatasi atau Anda malah harus menutup usaha
tersebut untuk mencegah kerugian lebih lanjut. Contoh laporan rugi laba yang
dijalankan Ibu Nita untuk periode enam bulan bisa Anda lihat pada tabel.
Dari laporan rugi laba tersebut terlihat, dalam tempo enam bulan usaha Ibu Nita
sudah mampu menghasilkan keuntungan. Sebab, seluruh biaya sudah ditutup oleh
pendapatannya. Sayang, pendapatan yang dihasilkan masih dibawah asumsi aliran
kas yang dibuat pada waktu awal usaha, yaitu sebesar Rp 540 juta. Alhasil,
perlu waktu lebih lama untuk bisa kembali modal. Jadi, sekarang Ibu Nita bisa
mengevaluasi, apa yang menyebabkan usahanya tak bisa berjalan sesuai rencana.
Neraca
Neraca penting dibuat setidaknya setahun sekali, untuk mengetahui nilai
perusahaan Anda dari waktu ke waktu. Saat awal perusahaan, neraca perusahaan
biasanya hanya terdiri dari modal awal dan utang serta aset yang diperoleh dari
belanja modal tersebut. Aset termasuk sebagai aktiva, sementara utang dan modal
masuk sebagai pasiva.
Seiring waktu, aset perusahaan bisa bertambah, bisa pula terjadi utang-piutang,
atau cadangan kas menjadi berkurang atau bertambah, dan lain-lain. Intinya,
nilai perusahaan bisa saja bertambah atau berkurang karena perusahaan mengalami
keuntungan atau kerugian.
Dari skenario yang sama, neraca usaha Ibu Nita untuk enam bulan pertama bisa
Anda lihat pada tabel.
Arus Kas
Dalam Juta
rupiah
Juli
|
Agustus
|
Sept
|
Okt
|
Nov
|
Des
|
Total
|
|
MASUK
Setoran
Modal
|
140
|
140
|
|||||
Utang
|
120
|
120
|
|||||
Omzet
|
30
|
50
|
60
|
80
|
80
|
80
|
380
|
Total
masuk
|
290
|
50
|
60
|
80
|
80
|
80
|
|
KELUAR
Biaya
waralaba 5 tahun
|
60
|
60
|
|||||
Peralatan
|
60
|
60
|
|||||
Mobil
operasional
|
60
|
60
|
|||||
Sewa
tempat 6 bulan
|
30
|
30
|
|||||
Belanja
bahan baku
|
30
|
30
|
36
|
48
|
48
|
48
|
240
|
Gaji
15 karyawan
|
5,25
|
10,5
|
10,5
|
10,5
|
10,5
|
10,5
|
57,75
|
Promosi
bersama
|
1,5
|
1,5
|
1,5
|
1,5
|
1,5
|
1,5
|
9
|
Lain-lain
|
0,25
|
0,5
|
0,5
|
0,5
|
0,5
|
0,5
|
2,75
|
Total
Keluar per bulan
|
247
|
42,5
|
48,5
|
60,5
|
60,5
|
60,5
|
|
Arus
kas bersih perbulan
|
43
|
7,5
|
11,5
|
19,5
|
19,5
|
19,5
|
|
Saldo
bulan sebelumnya
|
-
|
43
|
50,5
|
62
|
81,5
|
101
|
|
Sisa
kas pada akhir bulan
|
43
|
50,5
|
62
|
81,5
|
101
|
120,5
|
Rugi
Laba
Neraca
Dalam juta rupiah
Dalam juta rupiah
Omzet
|
380
|
AKTIVA
|
||
Bahan
Baku
|
240
|
Kas
|
120,5
|
|
Laba
Kotor
|
140
|
Sisa
fee waralaba
|
54
|
|
Kendaraan
|
54
|
|||
Karyawan
|
57,75
|
Peralatan
|
50
|
|
Sewa
|
30
|
Total
Aktiva
|
278,5
|
|
Promosi
|
9
|
|||
Lain-lain
|
2,75
|
PASIVA
|
||
Waralaba
|
6
|
Utang
|
120
|
|
Depresiasi
Kendaraan
|
6
|
Modal
|
140
|
|
Depresiasi
Peralatan
|
10
|
Laba
ditahan
|
18,5
|
|
Total
biaya
|
121,5
|
Total
Pasiva
|
278,5
|
|
Laba
bersih
|
18,5
|
Catatan:
·
Kas adalah nilai seluruh uang kas
yang tersisa pada saat tanggal neraca dibuat.
·
Sisa fee waralaba adalah fee waralaba yang sudah terbayar selama
lima tahun dikurangi dengan fee
yang sudah terpakai selama enam
bulan.
·
Nilai kendaraan dan peralatan adalah
harga pada saat membeli dikurangi penyusutan selama enam bulan
·
Laba ditahan adalah total laba
selama enam bulan
by : arsip bisnis
0 comments:
Posting Komentar